一、从补货建议触发
系统根据日均销量、现有库存、在途数量和交期生成补货建议。采购员先剔除即将下架或季节性结束的商品，再确认建议数量是否合理。大促前要单独加安全系数，不能完全依赖日常公式。
二、创建采购单与审批
采购单至少包含供应商、商品 SKU、数量、单价、金额、预计交期和收货仓。金额超过阈值时走审批，避免单人决策。审批通过后再付款，付款凭证与采购单关联，方便后续对账。
三、付款与交期跟进
定金和尾款分开记录，明确触发条件。交期前三天确认生产进度，临期未发货要及时升级处理。若供应商延期，第一时间评估是否需要空运补货或从备选供应商调货，并把影响同步给运营，避免继续加大广告投放。
四、入库与差异处理
到货后核对数量、SKU 和包装，按抽检结果记录合格与不良数量。少发、错发、破损要当天反馈供应商并留存照片。入库数量以实际清点为准，不要直接按采购单数量入账，否则库存数据会长期失真。
五、对账与复盘
每月按供应商汇总采购金额、已付、未付和退货扣款，与财务账目核对。复盘时看三个指标：采购周期、到货合格率和缺货次数。把高频问题写进下一轮供应商评估，形成闭环。
采购的起点是库存数据，建议先阅读安全库存怎么算。